Las empresas están comprobando que algunos de los mejores beneficios de la tecnología de información provienen de aplicaciones que bajan los costos de agencia y coordinación. Aunque las empresas hayan utilizado redes internas durante muchos años para administrar y coordinar sus procesos de negocios, las intranets se han convertido rápidamente en la tecnología de elección para los negocios en línea.
COMO APOYAN LAS INTRANETS A LOS NEGOCIOS EN LINEA
Las intranets son económicas, escalables para expandirse o contraerse conforme cambian las necesidades y son accesibles desde la mayoría de las plataformas de cómputo. Mientras que la mayoría de las compañías, sobre todo las mas grandes, deben apoyar una multiplicidad de plataformas de computo que no se pueden intercomunicar, las intranets proporcionan una conectividad instantánea, uniendo a todas las computadoras en un solo sistema de red virtual, virtualmente transparente. El software de la web presenta una interfaz uniforme que se puede utilizar para integrar procesos y sistemas diferentes de toda la compañía. Las compañías pueden conectar sus intranets a los sistemas internos de transacción de la compañía, facultando a los empleados a tomar acciones importantes para la operación de una compañía.
Las intranets pueden ayudar a las organizaciones a crear un entorno de información más rico y capacidad de adaptarse a las circunstancias. Las aplicaciones corporativas internas basadas en el modelo de la página web se pueden hacer interactivas utilizando varios medios, texto, audio y video. Un uso principal de las intranets a sido crear depósitos de información en línea que se puedes actualizar con la frecuencia necesaria. Catálogos de productos, manuales de empleados, directorios telefónicos o información de prestaciones, se pueden revisar inmediatamente que ocurren cambios. Esta publicación “orientada a los eventos” permite a las organizaciones responder con mayor rapidez a las condiciones cambiantes que la publicación tradicional en documentos, la cual requiere una programación rígida de la producción. Los documentos disponibles ahora mediante las intranets siempre pueden estar actualizados, eliminando así los costos de papel, impresión y distribución. Por ejemplo, Sun Healthcare, una cadena de enfermeras e instalaciones de cuidados a largo plazo, cuyas oficinas centrales están en Albuquerque, Nuevo México, ahorro 400,000 dólares en costo de impresión y de correo cuando instalo su boletín corporativo en la intranet. El boletín distribuía a mas de 69,000 empleados en 49 estados.
Estudios conservadores del rendimiento sobre la inversión (ROI, por sus siglas en ingles) de las intranets muestran ROIs de 23 a 85 porciento y algunas compañías han informado de mas del 1000%. Por ejemplo, Mitre Corporation informo que su inversión de 7,900 millones de dólares en el entorno colaborativo de intranet, descrito en la selección siguiente, produjo 62,100 millones de dólares en reducción de costo e incremento de productividad. Mitre también obtuvo beneficios no cuantificables como una calidad mas alta y soluciones mas innovadoras para clientes (Young, 2000). En el capitulo 13 se encontrara mas información sobre el valor de negocios de las intranets. La tabla 4-4 resume los beneficios de las intranets para las organizaciones.
LAS INTRANETS Y LA COLABORACION EN GRUPO
La intranets proporciona un rico conjunto de herramientas para crear entornos colaborativos en los miembros de una organización pueden intercambiar ideas, compartir información y trabajar en conjunto sobre proyectos y asignaciones comunes independientes de su ubicación física. Por ejemplo, Noranda Inc., una importante compañía minera canadiense, utiliza una intranet para dar seguimiento a su investigación de exploraciones de minerales en una docena de oficinas en Norte y Sudáfrica, Australia y Europa.
Algunas compañías están utilizando las intranets para crear entornos colaborativos empresariales que enlacen diversos grupos, proyectos y actividades atreves de la organización. Por ejemplo, Mitre Corporation, que dirige trabajos de investigación y desarrollo para el gobierno federal estadounidense construyo un entorno colaborativo llamado Mitre Information Structure para compartir información de personal, planeación y proyectos. Esta incluye un directorio corporativo con nombres, números telefónicos y curricula de los empleados de Mitre: un Lessons Learned Library, con las mejores practicas y lecciones aprendidas de los 10 años de proyectos de Mitre, y características para llenar informes de recursos humanos, como registros de horas trabajadas, solicitudes de servicio y formularios de investigación y seguimiento. El capitulo 10 da una explicación detallada de las intranets en trabajo colaborativo.
APLICACIONES DE INTRANETS PARA NEGOCIOS EN LINEA
Las intranets están brotando en todas las áreas funcionales principales de la empresa, facilitando organizaciones la administración electrónica de más procesos de negocios. La figura 4-8 ilustra de las aplicaciones de intranets que se han desarrollado para finanzas y contabilidad, recursos humanos, ventas y markenting, manufactura y producción.
Finanzas y contabilidad.
Muchas organizaciones tienen TPS extensos que rebajan los datos operativos de las actividades financieras y contables, pero sus sistemas tradicionales de informes gerenciales, como sistemas de mayor general y hojas de calculo, con frecuencia no pueden dar esta información detallada en conjunto para la toma de decisiones y la medición del desempeño. Las intranets pueden ser muy valiosa para finanzas y contabilidad porque proporcionar una visión integrada de la información financiera y contable en línea y en un formato fácil de usar. La tabla 4-5 da algunos ejemplos.
Recursos humanos
Las responsabilidades principales de los departamentos de recursos humanos comprenden mantener informados a los empleados sobre los problemas de la compañía y proporcionar información de los registros personales y prestaciones de los empleados. Recursos humanos puede utilizar las intranets para publicar en línea manuales de políticas corporativas, asignación de puestos y transferencias internas de puestos, directorios telefónicos de la compañía y clases de capacitación. Los empleados pueden usar una intranet para inscribirse en planes de atención a la salud, ahorro y otros beneficios si esta enlazada con el sistema de recursos humanos o de prestaciones de la empresa o para hacer pruebas de aptitudes en línea. Los departamentos de recursos humanos pueden difundir rápidamente información a los empleados sobre próximos eventos o desarrollos de la compañía utilizando grupos de noticias o el correo electrónico. La tabla 4-6 enlista ejemplos de manera en que utiliza las intranets el área de recursos humanos.
Ventas y marketing
Ya se describió como se pueden utilizar internet y la web para realizar ventas a clientes individuales y a otros negocios. La tecnología de internet también se puede aplicar a la administración interna de la función de ventas y marketing. Una de las aplicaciones mas extendidas de las intranets corporativas es realizar y coordinar las actividades de la fuerza de ventas. El personal de ventas puede solicitar actualizaciones de precios, promociones, descuentos o bien pedir información sobre los competidores. Pueden tener acceso a documentos de presentaciones y ventas y personalizarlos para los clientes. La tabla 4-7 describe ejemplos de estas aplicaciones.
Manufactura y producción
En manufactura los aspectos de la administración de la información son sumamente complejos ya que implica inventarios masivos, captura e integración en tiempo real de flujos de datos de producción, cambio de relaciones con proveedores y costos volátiles. Por lo general, la función de manufactura utiliza múltiples tipos de datos, incluyendo gráficos y textos dispersos en sistemas individuales. Con frecuencia la información de manufactura es muy sensible al tiempo y difícil de recabar porque los archivos se tienen que actualizar constantemente. Desarrollar intranets que integran datos de manufactura bajo una interfaz de usuario uniforme es mas complicado que en otras áreas funcionales.
A pesar de tales dificultades, las compañías están lanzando aplicaciones de intranet para manufactura. Las intranets que coordinan el flujo de información entre tornos, controladores, sistemas de inventario y otros componentes de un sistema de producción pueden hacer mas accesible la información de producción a las diversas partes de la organización, aumentando la precisión y bajando las costos. La tabla 4-8 describe algunos de estos usos.
LA ADMINISTRACION DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO Y EL COMERCIO COLABORATIVO
Las intranets también se pueden emplear para simplificar e integrar procesos de negocios que abarque más de un área funcional. Estos procesos entre funciones se pueden coordinar electrónicamente para implementar la eficiencia y capacidad de respuesta de la organización, y se pueden coordinar con procesos de negocios de otras compañías. La tecnología de internet ha probado ser especialmente para la administración de la cadena de abastecimiento y el comercio colaborativo.
El capitulo 2 presento el concepto de la administración de la cadena de abastecimiento, que integra los procesos de adquisición, producción y logística para suministrar bienes y servicios desde su origen hasta su entrega final al cliente. En el entorno previo al surgimiento de internet la coordinación de la cadena de abastecimiento se veía obstaculizada por las dificultades para lograr que la información fluyera libremente entre los diversos tipos de sistemas que daban servicio a partes distintas de la cadena de abastecimiento, como compras, administración de materias, manufactura y distribución. Los sistemas empresariales podrían proporcionar parte de esta integración a los procesos internos de negocios, pero tales sistemas son difíciles y costosos de construir.
Parte de esta integración se puede aportar a un costo mas accesible aprovechando la tecnología de internet. Las empresas pueden usar intranets para mejorar la coordinación entre sus puestos internos de la cadena de abastecimiento y utilizar extranets para coordinar los procesos de la cadena de abastecimiento compartidos con sus socios de negocios. Las extranets, que ya se presentaron en el capitulo 1, son redes privadas extendidas a usuarios autorizados fuera de al compañía. Muchas de las redes industriales privadas que se exponen en este capitulo y en el capitulo 2 se basan en extranets para agilizar la administración de la cadena de abastecimiento.
La tecnología de Internet permite a todos los integrantes de la cadena de abastecimiento comunicarse entre si al instante, utilizando información actualizada para ajustar compras, logística, manufactura, empaque y programas. Un gerente puede usar una interfaz Web para entrar a los sistemas de los proveedores y ver si el inventario y las capacidades de producción son suficientes para cumplir la demanda de productos del fabricante. Los socios de negocios pueden utilizar herramientas de administración de la cadena de abastecimiento basadas en la Web para colaborar en la elaboración de pronósticos en línea. Los representantes de ventas pueden entrar en los programas de producción de los proveedores y en la información de logística para supervisar la situación de pedidos de los clientes. Conforme las cadenas de abastecimiento extendidas empiezan a compartir información de producción, programación, inventarios, pronósticos y logística en línea en vez de por teléfono o por fax, las compañías pueden responder con mas certeza a la cambiante demanda de los clientes. Los fabricantes pueden comunicar información actualizada a los proveedores de manera de que puedan posponer su configuración final del producto y entregarla hasta el ultimo momento. El bajo costo de proporcionar esta información con herramientas basadas en la Web en vez de los costosos sistemas patentados alienta a las compañías a compartir información comercial crítica con una gran cantidad de proveedores. La tabla 4-9 da ejemplos de aplicaciones de administración de la cadena de abastecimiento basada en la Web.
La logística y el acabado están recibiendo una nueva atención en la búsqueda de la administración de la cadena de abastecimiento y la exitosa ejecución del comercio electrónico. A medida de que más y más compañías adoptan Internet y el comercio electrónico, reexamina su manera de llevar los productos a los clientes. Tal vez la operación mas cara –y a veces la mas importante- de comercio electrónico sea el llenado de un periodo. Internet a presentado nuevas maneras de administrar almacenamiento, compras y empaque con base en el acceso a la información de la cadena de abastecimiento que pueden dar a las compañías una ventaja al entregar bienes y servicios a un costo razonable.
Las compañías pueden utilizar los flujos de información de la cadena de abastecimiento para posponer decisiones hasta que tengan la información mas completa y actualizada de lo que quiere el cliente de manera que los productos se entreguen de la manera mas directa y a un costo rentable (Lee y Whang, 2001).
Las aplicaciones de la cadena de abastecimiento basadas en Internet están cambiando de manera clara la forma en que las empresas trabajan interna y externamente. Además de reducir los costos, estos sistemas de administración de la cadena de abastecimiento dan un servicio mas perceptivo al cliente, permitiendo a los trabajadores de la empresa se rijan mas por la demanda del cliente. Los anteriores sistemas de administración de la cadena de abastecimiento están regidos por programas principales de producción basados en pronósticos o en los mejores supuestos de demanda de productos. Con los nuevos flujos de información hechos posibles por herramientas basadas en la Web, la administración de la cadena de abastecimiento puede seguir un modelo orientado a la demanda.
La tecnología de Internet a dado un gran impulso al desarrollo de productos colaborativos que también están mas orientados al cliente. Usualmente, el desarrollo de un producto nuevo implica colaboración entre los diversos departamentos de una empresa y, cada vez mas, entre organizaciones diferentes. La tecnología de Internet proporciona herramientas de comunicación y colaboración para contratar diseñadores, ingenieros, marketing y ventas. Las herramientas basadas en internet también ayudan a las compañías a trabajar con las maquiladoras para construir estos nuevos productos. La retroalimentación del cliente desde los sitios de Web o de las comunidades en línea se puede aplicar diseño al producto.
A fin de cuentas, Internet podría crear un ¨sistema nervioso de logística digital¨ a través de la cadena de abastecimiento. Este sistema permitirá una comunicación simultanea y multidireccional de comunicación sobre inventarios, pedidos y capacidades de los participantes, a la vez que se ocupan de optimizar las actividades de empresa individuales y de grupos de empresa que interactúan en mercados de comercio electrónico (véase figura 4-9). Cuanto mas evoluciones las empresa digital tanto más cerca estará este futuro ¨sistema nervioso de logística digital¨ de ser una realidad.
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